Microsoft 365 远程管理的五要素

2020-02-07 15:13 作者：艾锑无限 浏览量：

 
        这次的肺炎疫情对中国的中小企业将会是沉重的打击，据钉钉和微信两个办公平台数据统计现有2亿左右的人在家远程办公，那么对于中小企业的员工来说不懂IT技术将会让他们面临的最大挑战和困难。
 
        电脑不亮了怎么办？系统蓝屏如何处理？办公室的电脑在家如何连接？网络应该如何设置？VPN如何搭建？数据如何对接？服务器如何登录？数据安全如何保证？数据如何存储？视频会议如何搭建？业务系统如何开启等等一系列的问题，都会困扰着并非技术出身的您。


 
        好消息是当您看到这篇文章的时候，就不用再为上述的问题而苦恼，您只需拨打艾锑无限的全国免费热线电话:400 650 7820，就会有我们的远程工程师为您解决遇到的问题，他们可以远程帮您处理遇到的一些IT技术难题。
 
        如遇到免费热线占线，您还可以拨打我们的24小时值班经理电话:15601064618或技术经理的电话:13041036957，我们会在第一时间接听您的来电，为您提供适合的解决方案，让您无论在家还是在企业都能无忧办公。
 
       那艾锑无限具体能为您的企业提供哪些服务呢？
       艾锑无限始创于2005年，历经15年服务了5000多家中小企业并保障了几十万台设备的正常运转，积累了丰富的企业IT紧急问题和特殊故障的解决经验，制定了相对应的解决方案。我们为您的企业提供的IT服务分为三大版块:
 
       第一版块是保障性IT外包服务:如电脑设备运维，办公设备运维，网络设备运维，服务器运维等综合性企业IT设备运维服务。
 
       第二版块是功能性互联网外包服务:如网站开发外包，小程序开发外包，APP开发外包，电商平台开发外包，业务系统的开发外包和后期的运维外包服务。
 
       第三版块是增值性云服务外包:如企业邮箱上云，企业网站上云，企业存储上云，企业APP小程序上云，企业业务系统上云，阿里云产品等后续的云运维外包服务。
 
       您要了解更多服务也可以登录艾锑无限的官网:www.bjitwx.com查看详细说明，在疫情期间，您企业遇到的任何困境只要找到艾锑无限，能免费为您提供服务的我们绝不收一分钱，我们全体艾锑人承诺此活动直到中国疫情结束,我们将这次活动称为——春雷行动。

 
        以下还有我们为您提供的一些技术资讯，以便可以帮助您更好的了解相关的IT知识，帮您渡过疫情中办公遇到的困难和挑战，艾锑无限愿和中国中小企业一起共进退，因为我们相信万物同体，能量合一，只要我们一起齐心协力，一定会成功。再一次祝福您和您的企业，战胜疫情，您和您的企业一定行。
 

Microsoft 365 远程管理的五要素

        对于很多企业来说，远程工作当前是一个临时性的、补充性的权宜之计，面向的场景主要是个别人员与团队间的远程交流。一个活生生的团队化整为零，工作形式被拆解成邮件、电话、文件……团队协作被理解为审批、共享、群聊……这样的画面不算很美，而且离密切协同还有相当大的距离。

        工作是需要被管理的，管理从目标任务、指导思想演化为各种指示，在一个特定场所面向一群人员发出，在管理者与被管理者之间，会基于语气、身份、表情、反应，而建立起一套彼此默契、主动支持的组织协调性。“远程协同”，或者“现代化办公”，不止是建立沟通管道、管理进度、按时交付工作成果，最难弥补的是“组织化协作”这一块。

要素 1：有序的自组织化

        远程协同，是当一个有形的整体变成无形的整体，团队成员间主动和有序的自组织化。

对个体而言，每个员工要做好团队沟通、文件管理、时间管理，并保持专注。

        远程管理要让团队感受到关怀，保持信息的畅通无阻，这是最重要的。

        每周 Lily 都会保证与每位下属的交流时间。为提高效率，沟通的时间、内容都是提前计划好的。Lily 会在会议前用 OneNote 写好一页沟通计划，接着通过一对一、团队电话会议、线下等各种形式交流。


对团队而言：
 
        随时建立可管理的沟通频道，团队门户上的通知与文档版本管理，可定制的审批工作流，与供应商的外链等都是需要考虑的问题。

        上下游公司的会议系统、邮件系统、电脑状况和自己公司肯定是不一样的。既要做到与之交流顺畅，还要确保机密信息只限于在被授权的人中传播——这对于远程协作平台的易用性、安全性和可管理性提出了挑战。员工众多以及看重知识产权的公司尤其要注意，不能把消费类的聊天软件作为远程协同的主力工具。
 
要素 2：渗透一切的协作
 
        时间成本很重要，重复劳动影响效率。
 
        小时候玩过一个游戏，排头的人在耳边传一句悄悄话给身边的人，传到排位最后一个人，没有一次是不变样的，这正是远程沟通的痼疾。如果不能整齐划一地协作，效率无从谈起。
 
        譬如销售打单，和合作伙伴配合要用到聊天工具；要发产品资料、签署协议，牵涉到各类型文档；开会讨论需要会议软件；下单用到 CRM 系统……这些应用都可以在 Microsoft Teams 中调用打开，在同一个窗口按照项目讨论进度清晰展现。

要素 3：目标管理和过程管理的落地结合

        以目标结果为导向，而人在哪里工作，是不是坐在身边并不重要。

        在微软工作，目标细化到各个维度，那叫一个千难万险；完成情况清晰的实时显示，那叫一个了如指掌，每个人自然是无需扬鞭、马自奋蹄。

        拿销售业绩 KPI 来看，不只是看总数有没有达标，还需要关注增长率、重点产品、各大区销售状况、各种客户、不同行业、正在跟进的销售机会……要拿到报告很容易，商业智能工具 Power BI 对接数        据库调出最新销售数据，通过可视化的界面直观展示分析结果。

        我要做的是对团队放权，他们会全权负责自己的事情。

        过程管理是指需要在诸多节点上一步一步指导员工。

        会议通常被视为一个个孤立的事件，但在远程工作中，一系列前后关联的会议是推动协作进展的关键里程碑。我们需要对会议的会前、会中、会后进行完整生命周期管理。
Microsoft Teams 的可以通过会议录音，自动形成会议纪要，及时把下一步的行动整理出来，通过 Planner 把团队的待完成事项集中管理。


要素 4：工位般的沟通效果
        持续远距离的工作方式，时间长了，可能会让团队成员的关系变得疏远。不要小瞧这个问题。有两个细节需要注意：
        尊重他人的沟通习惯
        微软的内部邮件很多，通常一天收发数百封邮件。好处是立字为据，但重要信息容易被湮没，所以需要其他的途径及时补位交流。
        要让别人听到，就得用他熟悉的方式去交流。有的同事喜欢用 Teams 直接拨打语音或视频电话，有的喜欢在 Outlook 里预约会议邀请相关同事，也有人希望收听手机留言……我个人最喜欢的是在 Teams 里聊天，可以在重点聊天内容下面回复，关键信息不会被湮没。即使拉新的员工进来，也能看到之前的对话，来龙去脉一目了然。


        面对面交流为补充，团建活动不可少
 
        我每个月都会去北京一次，与核心团队坐在一起工作。在增进员工感情和相互学习交流上，微软没少花心思和银子。每财年初的开工动员大会、家庭日、团队至少半年一次的团建活动、每季度一次庆祝和季度业务回顾后的吃饭、唱歌、打牌……
 
要素 5：保持创造力
 
        对公司而言，自身的流程不断优化和变革，引入新的工具，譬如 SharePoint、Power Apps、Power Automate，借助其丰富的表单、自定义工作流和移动应用，支持流程的不断优化和变革。
 
        对团队而言，推动内外部的竞争。对内除了设立 KPI 和激励机制，更要让员工有更强的成就意识。基于 Microsoft 365 的平台建立鼓励创新和良性的内部竞争的企业文化，其关键在于传递企业的核心价值，整合专门的第三方应用，帮助员工建立职业规划。外部竞争则可以通过 Microsoft 365 中的 OneNote 等来及时收集不断变化的市场动态信息以适应新的挑战。
 
        对团队中的个体而言，Microsoft 365 能通过沉浸式体验令远程在家工作中的个体保持专注，同时在远程协作中共同创造的新的灵感。
 
        有人会质疑远程办公的参与感，开会的时候还能头脑风暴么？对我而言，90% 的会议都是线上的，和坐在会议室里没什么区别。能看到对方的脸并自然地沟通，有电子白板可以随时写写画画，会后一键保存，还可以共享，免除大量的会议记录工作。