别人加班你却能划水了！收藏备用的Excel偷懒神技-IT外包

2020-06-07 13:54 作者：admin

 
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长假过了，很多白领又开始为繁重的工作焦头烂额、各种加班了。其中，密密麻麻的Excel是最难以处理的东西之一，不过你可知道，Excel中总会包含很多令人神往的秘技，想让自己不加班？那就赶快来看一看吧。电脑维护
技巧1. “替换”批量搞定不规则字段电脑维护
有些ERP或管理软件导出的数据，往往会在命名或格式设置上与我们的日常习惯不一致，那么如何快速将外部程序导出的数据规范化呢？
 
快速将清单中的“员工姓名”修改为批量名称电脑维护
以上面这张表格为例，所有的员工姓名前面都多出了一个工号，同时还用一个短横杠与姓名连接起来。想要取消这个工号，可以借助Excel中的“查找与替换”功能批量修改。具体方法是：选中要处理的字段，按下Ctrl+F调出“查找与替换”对话框，然后在“查找内容”栏输入“*-”，“替换为”一栏保持空白，接下来点击“全部替换”就可以了。 通过“查找与替换”批量整理姓名栏
技巧2.一键完成行列统计电脑维护
制表时常常会涉及到行列汇总，很多网友的做法是利用SUM函数或者“开始”→“编辑”菜单下面的“自动求和”命令加以实现。其实Excel中还有一个更快捷的方法，只要先选中要汇总的行或列，点击右下角弹出的“快速分析”按钮，继续选择“汇总”标签，这时表格下方就会模拟弹出一条汇总行，支持求和、平均值、计数、百分比汇总等计算，点击完成添加。此外我们也可以借助这个面板实现右侧区汇总，只要点击面板后面的按钮即可。。 借助“快速分析”可迅速得到行列小计值
技巧3.多工作簿同时输入相同内容
很多时候我们会在同一工作表的多个工作簿中输入相同内容，最典型一个场景，就是做表时忘记添加了某一字段，而需要后期补添。这种情况一个工作簿一个工作簿地手工添加显然很麻烦，在Excel中我们完全可以先用鼠标点击要处理的工作簿标签，然后手工敲入要添补的内容。回车之后，你会发现所有被选中的工作簿都会自动同步这一操作，这也就是经常说到的Excel“工作组”功能。
 
多工作簿同时输入相同内容电脑维护
技巧4.多工作簿快速汇总电脑维护
从事财务工作的小伙伴常常会用标签分组自己的表格，最常见的就是划分成“汇总表”、“1月”、“2月”、“3月”……。虽然这种设计貌似在思路上比较清晰，但却不利于后期统计。比方说最常见的各月合计值汇总，使用的公式就是：“=“1月”!A1+”2月”!A1+”3月”!A1+”4月”!A1……”。这里小编为大家提供一个更简洁的公式参考，即直接在汇总表中输入“=SUM(“1月:12月”!A1)”，相比之前方法，新公式的结构更简单且更不容易出错！
 
多工作簿快速汇总
技巧5.快速填补空白单元格
很多时候，我们会为表格中的空白单元格填充数据，不过由于空白单元格的位置很分散，选择与填充都不方便，还很容易出错。其实类似问题完全可以借助Excel的“定位条件”命令辅助完成。 通过“条件定位”快速在空白单元格间跳转
具体操作是：选中带有空白格的表格区域，点击“开始”→“查找和选择”→“定位条件”→“空值”将所有空白单元格选中，这时手工输入数据，完成后直接按下Tab键，即可快速跳转到下一个空白单元格上。
技巧6.如何将不规则日期替换为日期格式
有时下级单位呈报上来的文件并不是规范的报表格式，一个最典型例子就是使用了“2017.1.2”这种不规范日期格式。众所周知，这样的数据是无法被Excel识别的，同时也无法利用数据透视表进行年、月、日的分组统计。
如何将不规则字段快速转换为标准的日期格式，通常方法是借助“查找与替换”批量修改日期中的连接符，用“-”替换之前的“.”。同时借助日期字段→”单元格格式“→”数字“→”自定义“→“yyyy-mm-dd“来实现日期显示的规范化。两组操作之后，一个规范化的报表就迅速出现在我们面前了。 规范化日期格式
技巧7. 一键将文本转换为数字
出于各种各样的原因，有些表格中的字段可能被无意间设成了文本，这样的字段即便输入数字也是无法参与运算的。很多网友的做法是点击单元格右上角的叹号图标挨个转换为数值，其实我们也可以一次性将所有要处理的数据选中，统一点击右上角的叹号图标，这时所有的数值就批量化完成转换了。 一键将文本转换为数字
与之类似的，有些CRM或网银系统导出的数据也会出现类似情况，比方说显示的会计格式但实际却为文本类型。解决方法依旧是通过“查找与替换”功能将“,”分隔符先行清除，然后再利用上述方法一键转换为数字。 会计格式数据处理
技巧8.多工作簿批量打印
很多小伙伴习惯于使用多工作簿进行数据记录，但这样的表格打印起来却是个麻烦。其实Excel中暗含了一种更快捷的打印方式，即首先选中要打印的工作簿，直接按下Ctrl+P，这样所有的工作簿便一次性被打印出来了。
 
多工作簿同时打印
技巧9. 只删数值不删公式电脑维护
平时我们经常会遇到一些可以重复使用的表格（比如月报表），如何快速清除数值而不删除表格里的公式是个大难题。其实Excel为我们提供了一项超级简单的办法，即首先选中数据区，点击“开始”→“查找和选择”→“定位条件”，然后在弹出对话框中点击“常量”，这时Excel就会自动选中所有数值区而同时排除公式区，按下Delete键后便能将所有的非公式数值删得一干二净了。 只删数值不删公式
技巧10.轻松合并多单元格而不丢数据
将多个单元格合并到一起大家都会，但传统的“合并与居中”总会导致其他单元格里的数据丢失。其实这种情况完全可以借助Excel中的填充对齐完成，具体操作是：首先选中要合并的单元格，点击“开始”→“填充”→“两端对齐”，接下来你会发现所有选中单元格里的信息已经全部合并到首格里了，这时再进行合并与居中就不会有之前的问题了。
注：本技巧仅支持纵向单元格合并 合并单元格不丢数
技巧11.利用“条件格式”快速制作对比图表
很多小伙伴都会使用Excel制作图表，但传统方法操作麻烦，效率也不高。其实我们还可以借助另一种方法更快地生成图表，这就是——“条件格式”。具体操作是：首先选中要对比的数据列，点击“开始”→“格式”→“条件格式”→“数据条”，接下来挑选一个自己喜欢的数据条样式。最后再给图表做一些简单的居中、底纹即可。 利用“条件格式”快速制作对比图表
 
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